home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / sbasgl16 / gl.doc < prev    next >
Text File  |  1992-07-21  |  49KB  |  1,252 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.                           MILLROSE CORPORATION
  8.  
  9.                      SMALL BUSINESS ACCOUNTING SYSTEM
  10.                           SBAS GENERAL LEDGER
  11.                        Copyright (c) 1986 - 1992
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.                              Version 1.6+
  17.  
  18.                           A SHAREWARE PROGRAM
  19.  
  20.  
  21.  
  22.                     THIS PROGRAM REQUIRES 384K RAM MEMORY
  23.  
  24.  
  25.  
  26.                     HELP SCREENS ARE AVAILABLE ON LINE
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.               DISCLAIMER
  36.  
  37.               Millrose has taken  due  care  in  the  preparation  of  this
  38.               program  and  the  related  documentation,  including but not
  39.               limited  to  development  and  testing.   Millrose  makes  no
  40.               expressed  or  implied  warranty of any kind in regard to the
  41.               programs or the documentation.  In no event shall Millrose be
  42.               liable for incidental or consequential damages in  connection
  43.               with or arising from furnishing, performance or use of any of
  44.               these programs.  Further Millrose reserve the right to revise
  45.               the  programs  and/or  the related documentation from time to
  46.               time  without  any  obligation  ot  notify  any  persons   or
  47.               organizations of such revisions or changes.
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.                                         Millrose Corporation
  53.                                         7210 Jordan Ave., B-22
  54.                                         Canoga Park, Calif., 91303
  55.                                         (818) 594-5908
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.                                    MILLROSE CORPORATION
  71.  
  72.                                    SBAS GENERAL LEDGER
  73.  
  74.  
  75.               The SBAS GENERAL  LEDGER  is  a  easy  to  use  program.  Our
  76.               program  is  designed for the small company that need an easy
  77.               to use basic accounting program.  We have attempted  to  make
  78.               all  of  the  menus  self-explanatory.  A  basic  bookkeeping
  79.               knowledge is helpful to use the program. On line help screens
  80.               are available for the first time on Version 1.5.  Where  they
  81.               are  available  you  will  see  'F2  = HELP' displayed on the
  82.               screen.
  83.  
  84.               The program is a double  entry  system,  therefore  for  each
  85.               credit  entry  or  entries there must be an offsetting debit.
  86.               The program posts each entry  after  it  is  entered  so  the
  87.               balances  are  always up to date.  This allows you to view or
  88.               print an Income Statement of Balance Sheet at any time during
  89.               the accounting period.  Please refer to Appendix A  for  some
  90.               information  on basic bookkeeping.  In the event you have any
  91.               accounting questions you should contact your  accountant  who
  92.               prepares your Income Tax returns.
  93.  
  94.               Do not use the Master disk you purchased except to make a
  95.               work copy of the program and files. (See Page 3). Also see
  96.               page 11 for some ideas for setting up your SBAS GENERAL
  97.               LEDGER books.
  98.  
  99.               The single most important  portion  of  the  program  is  the
  100.               setting  up the Chart of Accounts.  You must exercise a great
  101.               amount of care in establishing the  Chart  of  Accounts.  The
  102.               Chart  of Accounts will determine what your financial reports
  103.               will  look  like.   The  order  of  the  Chart  of   Accounts
  104.               determines the order of the account printing on the financial
  105.               reports.  Certain  accounts  in  your file will be for report
  106.               titles, headings and totals, and skipping to a new page.
  107.  
  108.                    The  Chart  of Accounts is completely user defined.  The
  109.               Account  number  may  be  up  to  five  digits.  If  you  are
  110.               presently  using  a  three  or  four  digit account number we
  111.               suggest that you simply add zeros at the end of  your  number
  112.               to create a five digit number.  A sample Chart of Accounts is
  113.               contained  in  APPENDIX B.
  114.  
  115.                    In our sample Chart of Accounts we are using the
  116.               following:
  117.                             ASSETS                 10000-29999
  118.                             LIABILITIES            31000-39999
  119.                             EQUITY                 49900-49999
  120.                             INCOME                 50000-51990
  121.                             EXPENSES               60000-69995
  122.  
  123.                    Refer to Appendix B for our sample Chart of Accounts.
  124.  
  125.                    However, you may use any numbers of your choice provided
  126.               they  are in the sequence of:  Assets,  Liabilities,  Equity,
  127.               Income, Expenses.
  128.  
  129.          PAGE -1-
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.                    The chart of  Accounts  requires  that  you  define  the
  138.               account type,  report type,  normal balance for each account.
  139.               In addition,  you must indicate  the  total  level  for  each
  140.               'total'  account.  The  program allows you to have up to four
  141.               total levels on your Balance Sheet.  This would be three  sub
  142.               totals  and  an  overall  total  of  your  Assets and of your
  143.               Liability/Equity.  The total level you choose also determines
  144.               the column in which the totals  will  print.  On  the  Income
  145.               Statement  the  print columns are predetermined.
  146.  
  147.  
  148.  
  149.  
  150.                                ACCOUNT TYPE
  151.                                ------------
  152.                    This will requires each account be identified as:
  153.  
  154.                         0     Posting Account  (accepts detail data)
  155.                         1     Title Account    ( Type 1,2,3,4 do not
  156.                         2     Total Account    (   accept detail data
  157.                         3     Heading Account  (
  158.                         4     Retained Earnings (Current Year)
  159.  
  160.                                           Type 1
  161.                  Title Accounts will identify the  main  sections  of  your
  162.               financial reports,  ie.  ASSETS, LIABILITIES, EQUITY, INCOME,
  163.               and EXPENSE.
  164.  
  165.                                           Type 2
  166.                   Total Accounts will identify  when  and  where  you  will
  167.               print  your  subtotals  and totals on your financial reports.
  168.               The program allows for up to four levels  of  totals  on  the
  169.               Balance Sheet. Refer to a later section  which  discusses  total
  170.               levels in more detail.
  171.  
  172.                                           Type 3
  173.                   Heading Accounts will identify the  subsections  of  your
  174.               financial  reports,  ie.  Cash in Bank,  Accounts Receivable,
  175.               Fixed Assets, Current Liabilities, etc.
  176.  
  177.  
  178.                                           Type 4
  179.                    Retained  Earnings  Account.  The programs requires that
  180.               you identify one(and only one) account  as  account  type  4.
  181.               The   program,   when   printing   the   Balance  Sheet  will
  182.               automatically calculate the Current  Year  Retained  Earnings
  183.               and  reflect  the amount in this account.  Your Balance Sheet
  184.               will not be correct if you fail  to  include  the  Type  4  -
  185.               Retained Earnings.
  186.  
  187.                                        REPORT TYPE
  188.                                        -----------
  189.  
  190.                    Each record in your Chart of Accounts must be identified
  191.               as  either  to  appear on the Income Statement or the Balance
  192.               Sheet.  All Income Statement Accounts must be Report Type '1'
  193.               and all Balance Sheet Accounts must be Report Type '2'.
  194.  
  195.          PAGE -2-
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.                                     NORMAL BALANCE
  203.                                      --------------
  204.  
  205.               Code  1.  All  Assets  and
  206.               All Asset